Oszacowanie kosztu zakupu i wdrożenia systemu wymaga uwzględniania wielu parametrów. Tak jak różne są przedsiębiorstwa, tak różne będą wyceny systemu ERP, odpowiadającego na ich potrzeby. Ważne, aby wiedzieć  jakie elementy składają się na inwestycję i na co zwrócić uwagę, żeby ostateczne jej koszty nie różniły się od zaplanowanego budżetu.

Co się składa na koszt systemu ERP?

Jedynie przy zakupie podstawowego oprogramowania dla najmniejszych przedsiębiorców, pozwalającego na wystawianie faktur, czasem też zarządzanie magazynem i sprzedaż internetową, oszacowanie kosztów inwestycji jest proste i precyzyjne. Sięgamy po gotowy, standardowy produkt nie wymagający zaawansowanego wdrożenia. Program taki dostępny też często w formie usługi, której koszt zamyka się w kilkuset złotych rocznie lub kilkudziesięciu złotych miesięcznego abonamentu.

Na koszt bardziej rozbudowanego systemu ERP składa się wiele elementów, które łatwiej bądź trudniej wycenić. Przedsiębiorcy otrzymują oczywiście takie wyceny od firm informatycznych, ale warto wiedzieć na jakie elementy zwrócić uwagę i sprawdzić, czy nic nie zostało pominięte, aby całkowite koszty inwestycji nie były zaskoczeniem. Praktyka pokazuje bowiem, że najtańsze oferty mogą się okazać najdroższe.

Po pierwsze licencje

Tu znając liczbę stanowisk pracy i procesy zachodzące w firmie dość łatwo wskazać jakie licencje będą potrzebne, a tym samym skalkulować koszt ich zakupu. Generalnie, producenci oprogramowania udostępniają cenniki, w których możemy sprawdzić koszt poszczególnych modułów i przede wszystkim zweryfikować ich funkcjonalności. Trzeba też dokładnie zapoznać się z warunkami licencjonowania, bo pozornie najtańsze licencje mogą generować dodatkowe koszty w przyszłości. Zdarzają się bowiem licencje przypisane do użytkownika nazwanego czy licencje udzielane terminowo. W przypadku licencji nazwanych możliwość skorzystania z nich będzie miał tylko konkretny użytkownik.

Korzystnym rozwiązaniem dla przedsiębiorcy są licencje bezterminowe udzielane na ilość jednoczesnych użytkowników nienazwanych, co oznacza, że przy wylogowaniu, użytkownik zwalnia licencję, a pracę na systemie może rozpocząć kolejna osoba, wykorzystując tę samą licencję. Niektórzy producenci stosują też politykę ograniczonych licencji, zawężając funkcjonalność przykładowo do podglądu dokumentów, bez możliwości edycji. W praktyce może okazać się, że po fazie wdrożenia trzeba będzie rozszerzyć licencje do pełnej funkcjonalności, co będzie związane z dodatkowymi kosztami.

Warto też sprawdzić, kto dokładnie jest producentem oferowanego rozwiązania i czy wszystkie moduły systemu wyprodukowane są i objęte gwarancją jednej firmy. W przeciwnym razie klient staje się uzależniony od firmy, która wdrożyła wszystkie rozwiązania i musi liczyć się z wyższymi kosztami utrzymania systemu.

Po drugie wdrożenie

Wdrożenie to pojęcie bardzo różnie rozumiane przez dostawców. Analizując oferty trzeba zwrócić uwagę jakie usługi ujęte zostały w ramach tego procesu i jaki jest dokładnie ich zakres. Te tańsze mogą nie uwzględniać elementów takich jak wsparcie posprzedażowe (telefoniczne lub dedykowany pracownik integratora wspomagający pracujących na systemie na miejscu) czy szkolenia pracowników. Takie elementy, nie uwzględnione w pierwotnej wycenie mogą słono kosztować przedsiębiorcę gdy okażą się niezbędne w trakcie wdrożenia.

Zgodnie ze standardami Comarch, kompletna usługa wdrożeniowa powinna obejmować następujące elementy:

• analiza przedwdrożeniowa,
• instalacja systemu,
• konfiguracja,
• migracja danych,
• szkolenia pracowników,
• asysta,

Podstawa to analiza przedwdrożeniowa

Profesjonalnie przeprowadzona analiza to podstawa udanego wdrożenia. Cały proces rozpoczyna się właśnie na etapie określenia potrzeb pracowników i dopasowania rozwiązań zaspokajających te potrzeby. W większych projektach analiza to proces, który trwać może kilka miesięcy tym samym jego koszt może sięgać kilkudziesięciu lub nawet kilkuset tysięcy złotych. Jakość wykonania analizy w ogromnym stopniu determinuje sukces całego projektu. Należy więc uważać na oferentów, którzy ten etap traktują zbyt błaho.

– O ile instalacja systemu, jego konfiguracja i migracja danych to koszty, które można w miarę precyzyjnie wycenić jeszcze przed analizą, to wycena implementacji jest elementem trudnym do oszacowania. Szczególnie w większych, bardziej złożonych projektach, w których występują implementacje dodatkowe pod projekt, integracje z systemami trzecimi i funkcjonalności wybiegające poza standard wdrażanego systemu. Kluczowe jest zaufanie do doświadczeń integratora i powołanie także po stronie klienta kierownika wdrożenia, który ściśle współpracuje z zespołem wdrożeniowym integratora i uczestniczy w decyzjach, co jest podstawowym wymaganiem, a co fantazją użytkowników – Łukasz Kozłowski, dyrektor sprzedaży w Comarch.

Jeszcze infrastruktura

Wdrażanie nowego systemu zazwyczaj wiąże się z koniecznością uzupełnienia infrastruktury sprzętowej firmy, na którą mogą się składać serwery, komputery, drukarki, urządzenia POS i inne.  W ślad za tym idzie konieczność wyboru i zakupu systemów operacyjnych i oprogramowania bazodanowego. Nie należy też zapominać o zwiększonym zapotrzebowaniu na dostęp do internetu, ochronie antywirusowej i backupie danych. Dokładne oszacowanie przez firmy wdrażające kosztów inwestycji w obszarze infrastruktury jest możliwe jeżeli firma rzetelnie oszacuje swoje zasoby w tym obszarze.

Jeżeli producent systemów ERP, tak jak Comarch współpracuje z dostawcami sprzętu i oprogramowania, jest w stanie przedstawić klientowi korzystne warunki cenowe. Krakowski producent oprogramowania, dzięki prowadzonym testom, gwarantuje dodatkowo kompatybilność  oferowanej infrastruktury IT ze swoimi systemami.

Rozwiązaniem alternatywnym do zakupu sprzętu IT, coraz częściej wybieranym przez firmy jest wynajem infrastruktury i przechowywanie systemu w Data Center. W ofercie Comarch również znajdują się takie usługi.

Po wdrożeniu

Szacując koszty digitalizacji firmy, nie można zapominać o tych, które wykraczają poza okres wdrożenia. Przede wszystkim nasuwa się tu kwestia aktualizacji oprogramowania. Kwoty na pierwszy rzut oka najniższe nie muszą wcale oznaczać oszczędności,  często jest przeciwnie. Warunki gwarancji mogą określać bowiem bardzo różny jej zakres. Ważne, aby producent zapewniał w ramach tzw. upgrade’u dostęp do każdej nowej wersji systemu a tym samym zgodność oprogramowania ze zmieniającymi się przepisami prawa. W przeciwnym wypadku podnoszenie wersji, czy też konieczność dostosowania się do nowych przepisów, może finansowo zaskoczyć firmę. Jedocześnie należy sprawdzić, czy producent regularnie wypuszcza nowe wersje oprogramowania na rynek uzbrajając je w nowe funkcjonalności. Wiele firm utrzymuje odrębne wersje dla różnych Klientów, nie tworząc w ten sposób jednorodnego standardu i każdy rozwój funkcjonalny jest odrębnie płatny.

Serwis oprogramowania, który może się okazać konieczny to trudny do przewidzenia koszt. Faktem jest, że w przypadku systemów ERP znanych producentów, które wdrażane są przez wielu integratorów, łatwiej o dostęp do takiej usługi, a jej ceny są konkurencyjne. Unikajmy sytuacji, gdzie będziemy uzależnieni od jednego integratora, który będzie dyktował warunki.

Rozwój firmy w efekcie wdrożenia systemu ERP, a także błyskawiczny postęp w obszarze IT, z pewnością wygenerują w przyszłości konieczność wzbogacenia systemu o nowe funkcje. To kolejny argument przemawiający za wyborem oprogramowania stabilnych, dużych producentów, którzy inwestują w swoje produkty i nie znikną z rynku IT.

Czy warto inwestować?

Po podliczeniu wszystkich kosztów przedsiębiorca może sobie zadać pytanie czy warto. Odpowiedź jest jedna – digitalizacja jest w obecnie niezbędnym elementem rozwoju firmy. Poprawnie wdrożony system ERP to inwestycja, która zwraca się w szybkim czasie, co doskonale widać na przykładzie Klientów Comarch.

Sukcesywny wzrost sprzedaży z pomocą systemu Comarch ERP Optima i narzędzi do analizy danych Comarch BI  odnotowała sieć sklepów Lecha Poznań. Wdrożone rozwiązania pozwoliły na wytypowanie produktów z największym potencjałem wzrostu sprzedaży i szybkie zwiększenie obrotów w tym obszarze o 70%. Na dynamiczny rozwój firmy, w którym dużą rolę odegrał system Comarch ERP XL, wskazuje również Prezes Zarządu Torf Corporation, polskiego producenta kosmetyków. System pozwolił na skrócenie czasu zamówień oraz skuteczne zarządzanie surowcami i odpadami. W ciągu 8 lat firma zanotowała ponad trzykrotny wzrost przychodów. Na stronie comarch.pl/erp dostępne są przykłady firm, różnej wielkości i z każdej branży, które rozwijają się dzięki rozwiązaniom Comarch.

Bardziej zasadne wydaje się więc pytanie ile kosztuje brak systemu ERP i czy stać firmę na to aby go nie wdrożyć.